Organizar una junta de trabajo

Las juntas o reuniones de trabajo son necesarias? No es que crea en la "absoluta relatividad" pero... depende.

Este tema me llama la atención porque en los últimos años se está haciendo manifiesto que las juntas de trabajo son (en su mayoría) innecesarias, improductivas, confusas, etc. Una junta no planeada, no preparada, sin objetivo alguno, obviamente tendrá esos resultados. Si se tuviera la necesidad de realizar una junta de trabajo, estas deben de adaptarse no tan solo al propósito, sino a las personas que participarán, no me refiero a su personalidad, sino a su rol.

Existen muchas formas de conducir y preparar juntas, los siguientes puntos, son solo mis reglas básicas para organizar y conducir juntas.

1. Planea tu junta. Se refiere a que si tienes una "ocurrencia" hoy, no vas a convocar a una junta hoy en la tarde o mañana en la mañana (ni siquiera junta deberias de hacer). La planeación no solo es de cuándo vas a realizar tu junta, sino por qué las vas a realizar?, a quiénes vas a 'invitar'?, cuánto va a durar?, qué puntos se van a discutir?, cuál es el resultado que esperas?, qué vas a hacer si no se obtiene ese resultado?, etc.

2.Comparte Información con anticipación y/o ten participantes informados. Las juntas no deberían de ser para dar anuncios o 'anunciar', las juntas deben de ser para 'discutir' y confirmar decisiones (nótese que no dije "tomar" decisiones).  Es por ello que debes compartir toda la información antes de tu junta, tus participantes deben de saber, en la medida de lo posible, casi lo mismo que sabes tu.

Si haces una junta donde vas a poner un powerpoint que diga "El proyecto X comienza en una semana" y aparte lo vas a leer, ese es tiempo muerto o perdido no tan solo para ti, sino para los otros participantes. Me da la impresión que algunas personas no dicen ni de que se va a tratar una junta, y que lo hacen más bien para que las personas asistan "por curiosidad".

3.Objetivos claros. Tener o definir objetivos claros, debe haber un responsable, y una fecha de entrega, respuesta o seguimiento para cada objetivo.

4. Reglas de la junta. Las juntas duran máximo 50 minutos, tiene un día "tentativo" de realizarse y se empieza puntual.Define reglas para tu junta, de otra forma vas a tener un caos, no deben de ser estrictas, sino simplemente reglas simples y sencillas de seguir. Por ejemplo en mi caso, la duración es porque no podemos pasarnos las horas discutiendo -tenemos otras cosas que hacer-, aparte de que después de cierto tiempo uno pierde el enfoque, entre otras razones. Tienen un día tentativo, es decir, sabemos que las juntas las realizamos o bien un Martes o Jueves en la mañana. y por obvias razones empezamos puntuales, esto nos ayuda a organizarnos mejor y nos apegamos a ellas permitiéndonos ser más productivos.

 Tu tienes algunas reglas "basicas" para tus juntas?  espero te sirvan estas que publiqué.