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Siendo organizado en el Trabajo

>> martes, octubre 28, 2008

Hace un par de semanas terminé de leer este libro "Getting Organized at Work" por Kenneth Zeigler.
Un libro de fácil y rápida lectura, pero aún así te hará tomar notas, y reflexionar acerca de cómo estas llevando tu día en el trabajo.

Debo reconocer que cuando no organizo las cosas, y pienso que así gano tiempo de algo que probablemente no necesitaré; siempre llega el momento en el que me arrepiento de no haberme o haberlo organizado antes, ya que siempre llega el momento también de que lo necesite. Esto por lo regular me pasa en la oficina de la casa, pocas veces en el trabajo.

Siempre tengo la idea de que sabiendo dónde estas las cosas, -cualquier cosa- es un ahorro de tiempo enorme.

Hagamos una revisión del libro, no pondré todo lo importante del libro, solo resaltare algunos puntos. Lo cierto es que todo el libro esta repleto de consejos muy valiosos.

Don't Procrastinate
Esta palabrita que últimamente la he visto mas seguido, la identifico mas en español como "desidia", mas que posponer, desgraciadiamente muchos de nosotros posponemos cosas, o procrastinamos, es decir dejamos cosas que estamos haciendo para después.
Siempre me encuentro con gente que deja todo a último minuto; el dejar de hacer las cosas para después, es un mal hábito, que debo de agradecer a mi Padre, me lo quito. Siempre me inculcó que cuando las cosas puedan hacerse al momento, deben de comenzarse de inmediato, y nunca dejar al último. En otras palabras, siempre tener las cosas listas desde mucho antes de que las pidan.
Creo que esto también se debia a que me dejaba tareas, y fecha para concluirlas, al poco tiempo siempre me preguntaba si ya la había terminado, y siempre era antes de la fecha, y cuando decía que todavía no.. Preguntaba por qué... y el decir que ‘porque la fecha para terminarla no llegaba’, no era una respuesta aceptable.

Bueno, regresemos al tema.

Plan your Work o Planea tu Trabajo.

Otro de los puntos que señala el libro es el de planeación del trabajo. Aunque parece obvio, el de planear el trabajo, muy pocos lo hacen, o mejor dicho, muy pocos saben planear el trabajo.
Las preguntas importantes, son
+ Qué es planear el trabajo?
+ Qué se necesita planear?

He conocido casos en que creen que con solo llenar actividades en el "MS Project", creen que ya están planeando y si fracasa la planeación o el proyecto, es culpa de otros, ya que "ellos planearon".
Realmente la planeación involucra mas que definir tareas y asignarles un plazo.
Involucra identificar recursos, y la importancia de los mismos, involucra saber, y si es necesario, definir el objetivo principal, y también otra cosa olvidada, premiar cuando se logran los objetivos.
Otra de las cosas muy importantes, dentro de planear el trabajo, es trabajar el plan.

Planeación del trabajo y administración de proyectos, lo comparo mucho a volar un avión, desde antes del despegue, hasta el aterrizaje. Un ejemplo de a lo que me refiero es este: 11 Lessons from flying


Otro punto que se ve 'obvio' es el de DeLeGAR.
No es solo pasarle el trabajo a otros para que lo hagan, sino el saber cómo delegar, a quién delegar y qué delegar.
Parecido a la idea de "lead by example", creo que tambien se puede aplicar aqui, aunque lo diria de esta forma 'delega con ejemplo'.
Es decir, no solo pasar el trabajo para que otro 'se ensucie las manos', sino mas bien para sacar provecho de todos los recursos y se logren las metas más rápido.
Ventajas que menciona el libro son:

  • Te ahorrará tiempo.
  • Es una de las mejores formas de motivación porque exhorta a la participación.
  • Ayuda a desarrollar a tu staff en un grupo más productivo.
  • Exhorta a la confianza y cooperación en el equipo.

Como mencioné, este libro esta atiborrado de ideas y excelentes consejos.

  • Si crees que le faltan horas a tu dia.
  • Si no lees todos tus mails porque son 'muchos', o contestas sin haber leido todos.
  • Si sales tarde de tu trabajo y tienes pendientes que crees pudiste haberlos terminado.
  • Si haces horas extras por tu trabajo.
  • Si no sabes que hacer con tanto papel en tu escritorio.
  • o simplemente no estas al dia ni al tanto en tu dia de trabajo...

Definitivamente debes de leer este libro.





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